fbpx

7 Problemas na Administração de Estoques e Como Resolvê-los

Olá! Tudo bem?

 

Neste artigo sobre os 7 Problemas na Administração de Estoques e Como Resolvê-los

Na maioria das empresas é muito comum as empresas terem problemas na administração de estoques.

Para facilitar seu entendimento irei generalizar uma situação.

Pelo que vivi na minha vida profissional, problemas na administração de estoques são situações que se repetem algumas vezes e ainda tenho visto em consultorias e treinamentos / curso presenciais e online que desenvolvo.

Muitos  profissionais (analistas, planejadores, administradores, engenheiros, coordenadores de logística, coordenadores de produção, coordenadores de compras, coordenadores de suprimentos, coordenadores financeiros, coordenadores de supply chain, gerentes de logística, gerentes de produção, gerentes de compras, gerentes de suprimentos, gerentes financeiros, gerentes de de supply chain) comentam situações muito parecidas e por mais que os produtos ou seguimentos de mercado são situações muito similares.

E isso não apenas eu quem está falando, mas a maioria das pessoas que estão de dentro das mais diversas empresas.

 

Dentro das empresas muitas vezes nos deparamos com a seguinte frase colocada pela Coordenação, Gerência ou Diretoria para o analista de estoque, administrador de estoque, administrador de materiais, planejador de estoque, coordenador de estoque, coordenador de logística, coordenador de supply, gerente de estoque, gerente de logística, gerente de supply, o nome dessa função nesse momento não é o mais importante, mas sim a frase, que é a mais ou menos assim:

“Precisamos reduzir nossos níveis de estoque, portanto, vamos parar de comprar, porque o volume de estoque está alto demais e além do mais nosso custo de estoque está muito alto. Você como a pessoa responsável pelo estoque não está vendo isso?”

 

Nesse momento, quem cuida do estoque tem um frio na barriga e:

Se o responsável pelo estoque trabalhar em uma empresa que produz um bem de consumo

“Como irei fazer isso, sendo que as principais matérias primas que estamos comprando para estoque serão usadas para produzir os produtos acabados que vendem mais? Aliás, estas matérias primas são compradas o estoque necessário todos os meses. Além disso, as matérias primas estão sendo recebidas em cargas menores para minimizar o custo de estoque. E agora?”

 

Se o responsável pelo estoque trabalhar em um e-commerce ou em um comércio:

“Como irei fazer isso, sendo que os principais produtos que estamos comprando para estoque são os produtos que vendem mais? São produtos que vendemos todos os meses. E agora?”

 

Nem sempre as matérias primas ou os produtos para abastecer o estoque são comprados de acordo com o que o responsável pelo estoque solicitou, ou seja, responsável pelo estoque normalmente solicita o necessário, e também nem sempre a Produção realizará exatamente o que foi solicitado por ele, por exemplo.

A decisão do que comprar deveria ser de quem cuida do estoque, pois o responsável pelo estoque é quem faz a gestão de estoque e que sabe o que é necessário comprar para abastecer o estoque, e não o departamento de Compras ou Suprimentos.

Já vi em alguns casos em que o departamento de Compras, por ter negociado um desconto com o fornecedor acabou comprando um lote grande de matéria prima que ficou parada alguns meses no estoque, isso ocorreu porque o desconto foi bom e o comprador aproveitou a oportunidade para ganhar no frete. Nesse caso o que o comprador não fez foi perguntar para o responsável pelo estoque se era interessante para a empresa essa negociação.

Nesse exemplo quando você olha o que tem no estoque sem saber detalhes do que aconteceu, dá-se a impressão de que foi feito uma péssima gestão de estoque, o que não é verdade. Teve um efeito externo que provocou problemas na administração de estoques.

A Produção deveria produzir somente o que é solicitado pelo responsável pelo estoque e não produzir de acordo com o seu lote mínimo para facilitar a preparação de máquina, por exemplo.

Nesses casos quem acaba pagando o pato disso tudo é quem cuida da gestão de estoque

O responsável pelo estoque será sempre o “culpado” tanto pela sobra de estoque quanto pela falta de estoque.

Veja que nas situações discutidas irá sobrar material no estoque de matéria prima, pois foi comprado material a mais do que era necessário e irá ficar parado no estoque.

 

Então, o que é administrar estoque?

É a pior atividade dentro da empresa.

Porque se faltar material no estoque a “CULPA” do responsável pelo estoque, se “SOBRA” material no estoque, é porque o responsável pelo estoque é um INCOMPETENTE, não sabe administrar…

 

Como resolver problemas na administração de estoques?

Muito bem!

De acordo com esse cenário, vimos que há uma situação que precisa ser resolvida.

De um lado temos a empresa com seu nível de estoque alto e, do outro lado, sejamos realistas, na maioria das empresas o responsável pelo estoque não tem autonomia nenhuma para tomar decisões e fazer o que precisa ser feito para que o nível de estoque esteja em um nível desejado pela companhia.

A figura do responsável pelo estoque é importantíssima, pois ele está preocupado em administrar estoque para que não falte estoque nem sobre estoque e também é o responsável por reduzir estoque e atender as necessidades de vendas, porque normalmente é o “pescoço” dele que está em perigo, e não só por isso, mas por normalmente ser ele a pessoa mais consciente e esclarecida de toda empresa, além de saber onde estão os principais:

  • Problemas na administração de estoques
  • Gargalos

O responsável pelo estoque “deveria” analisar, controlar, gerenciar e decidir o que deve e o que não deve ser colocado em estoque, buscando atender os clientes no prazo combinado e os objetivos da empresa com o mínimo de estoque e também com alto giro de estoque, sem interferências das áreas envolvidas direta ou indiretamente com o estoque.

O responsável pelo estoque também sabe que para aumentar as “vendas” não é necessário aumentar estoque e, para que haja uma redução de estoque é necessária uma análise minuciosa do estoque, e se isso não for feito, a empresa poderá perder vendas. E não é isso que ele quer.

Se o responsável pelo estoque não sabe administrar os estoques, então porque sempre temos esses problemas na maioria das empresas?

Eu te explico.

Os 7 Problemas na Administração de Estoques e Como Resolvê-los

  • Os processos não estão definidos de forma clara e isso faz com que os envolvidos tenham dificuldade de entendimento e de ver as interfaces e as conexões com as responsabilidades de cada um;
  • Produção produz: em lotes grandes e não comunica o responsável pelo estoque que produziu determinados produtos em lotes grandes. A produção e o responsável pelo estoque devem saber os lotes mínimos.
  • Suprimentos compra em grandes quantidades ou muda de fornecedor ou compra do fornecedor com menor preço e este, por sua vez, não tem um nível de serviço compatível com a necessidade da empresa;
  • Fornecedor atrasa as entregas;
  • Vendas não planeja e não sabe o que vai vender e não passa nenhuma informação para o responsável pelo estoque;
  • As áreas não se comunicam;
  • O responsável pelo estoque, o “dono do estoque” não tem autonomia para decidir o que fazer com o estoque de material parado.

 

Veja que as empresas precisam ter estoques para melhorar o atendimento aos clientes, e se proteger contra as incertezas do mercado, porém, se as empresas somente pensarem em se proteger, com toda certeza irão comprar o que não precisam e irão aumentar os seus estoques e diminuir seus lucros.

É preciso ver que o lucro está ligado a uma boa gestão de estoque

A boa gestão do estoque começa com um bom diálogo entre os envolvidos.

Quem sabe e tem consciência disso tudo é o responsável pelo estoque, pois ele faz o acompanhamento diário de toda a gestão do processo produtivo.

O responsável pelo estoque deveria ter mais autonomia para decidir sobre o que precisa ser feito.

É necessário pensar na empresa como um todo, e não é somente fazer uma boa negociação, mas também se preocupar com quanto tempo o material irá ficar parado no estoque. O comprador também tem a sua parcela de responsabilidade pelo que está dentro do estoque.

A produção precisa produzir com lotes mínimos e se preocupar em ser flexível.

E vendas não deve se preocupar em somente vender, mas sim como irá atender os clientes.

 

A solução para os problemas na administração de estoques

  • Compras ou suprimentos precisa comprar bem e negociar com fornecedores entregas em lotes menores
  • Produção precisa ser flexível e produzir em lotes menores e gerar informações precisas do que vai ser produzido e o for preciso mudar, deve ser comunicado ao responsável pelo estoque
  • Vendas precisa informar o que irá vender e ser responsável por essas informações prestadas
  • Antes de qualquer área tomar alguma decisão, precisam conversar com todos os envolvidos e analisar os impactos da decisão a ser tomada.

 

É importante observar que cada um tem sua parcela de participação na formação do estoque e cada departamento precisa fazer sua parte para que o resultado apareça no “todo”. Caso contrário, o resultado não aparecerá e sempre irão procurar um “culpado” pelo problema com estoque.

 O desempenho da administração de estoque ou gestão de estoque depende basicamente de vendas, suprimentos, produção, recebimento, distribuição, da variedade de itens e, principalmente, do grande número de “boas” informações, para controlar estoque, ou seja, o sucesso depende da sinergia de todos os departamentos para resolver os  problemas na administração de estoques.

 

Clique Aqui e Baixe a Planilha de Curva ABC.Planilha de Curva ABC de Estoque

 

Espero ter ajudado!

 

Um Grande Abraço!

Força, Fé, Coragem, Perseverança, Amor, Disciplina, Atitude e Otimismo

Celso Luchezzi

 

 

 

 

 

 

#estoque #problemas na administração de estoques #custo de estoque

Share on facebook
Facebook
Share on whatsapp
WhatsApp
Share on linkedin
LinkedIn
Share on twitter
Twitter